L’outil Task (Tâche) offre un moyen d’établir des communications ciblées entre les utilisateurs Responder et les utilisateurs Manager sur des actions spécifiques entreprises au cours d’une mission. Les tâches sont créées par des analystes de mission dans Manager et attribuées à un seul utilisateur Responder qu’il doit réaliser dans le cadre de la mission.
L’outil Task (Tâche) est constitué des écrans My Tasks (Mes tâches) et Task Details (Détails de la tâche), mais peut également inclure l’utilisation de rapports (voir Tâches avec rapports ci-après pour plus de détails) et d’interactions cartographiques.
Chaque tâche présente un statut, qui peut être changé par l’analyste de la mission qui l’a créée ou par l’utilisateur Responder qui en a la charge. Par défaut, les tâches sont à l’état unassigned (non attribuée) tant qu’elles n’ont pas été attribuées à un membre de la mission, mais vous pouvez les faire passer à l’état In Progress (En cours), Paused (Suspendue) ou Completed (Terminée), selon le cas.
Les tâches contiennent quelques détails spécifiques, alimentés initialement lors de leur création, mais ces détails peuvent être mis à jour ultérieurement par des analystes de mission. Les détails requis pour la création d’une tâche sont le nom, la description et l’emplacement. Les détails facultatifs sont la priorité et la date d’échéance de la tâche.
Chacune des tâches est affichée sur la carte et représentée par un point. Ce point change de couleur en fonction du statut de la tâche, ce qui permet aux utilisateurs de Responder de l’identifier facilement et de la distinguer des autres points figurant sur la carte. Lorsque vous touchez une tâche sur la carte, l’écran Task Details (Détails de la tâche) s’ouvre.
My Tasks (Mes tâches)
L’écran My Tasks (Mes tâches), également appelé Liste des tâches, est l’écran dans lequel les utilisateurs Responder peuvent consulter et accéder aux tâches qui leur sont attribuées. Seuls les tâches qui leur sont attribuées sont visibles. Les tâches attribuées à d’autres membres de la mission n’apparaissent pas sur la carte ou dans l’écran My Tasks (Mes tâches).
Lorsque l’écran My Tasks (Mes tâches) est ouvert, la carte zoome automatiquement sur l’outil Task Extent (Étendue des tâches) pour afficher toutes les tâches attribuées et permettre aux utilisateurs de Responder de les voir sur la carte. L’écran My Tasks (Mes tâches) inclut également un outil Zoom to Task (Zoom sur la tâche), qui permet à l’utilisateur de zoomer directement sur la carte sur toute tâche de la liste.
Les tâches sont affichées dans la liste suivant l’ordre chronologique, la plus récente apparaissant en premier. Chacune des tâches est affichée avec son nom, sa priorité et sa date d'échéance, avec l’icône de statut de la tâche. Les tâches peuvent avoir une priorité Low (Basse), Medium (Moyenne), High (Élevée) ou Critical (Critique) affichée avec une barre colorée, pour pouvoir l’identifier facilement dans la liste.
Lorsque vous touchez une tâche dans la liste, elle s’ouvre dans l’écran Task Details (Détails de la tâche).
Task Details (Détails de la tâche)
L’écran Task Details (Détails de la tâche) affiche toutes les informations incluses au moment de la création d’une tâche, mais également des champs à renseigner par les utilisateurs Responder.
La partie supérieure de l’écran Task Details (Détails de la tâche) contient toutes les informations de l’écran My Tasks (Mes tâches), notamment le nom de la tâche, sa description, sa priorité et sa date d'échéance. La description de la tâche est fournie par l’analyste de mission et n’est visible que dans l’écran Task Details (Détails de la tâche).
Dans cet écran, les utilisateurs de Responder peuvent modifier le statut d’une tâche, ajouter des notes ou joindre des photos. Une fois qu’il a effectué l’une de ces actions, un utilisateur doit toucher le bouton Update (Mettre à jour) pour que la modification soit enregistrée. Si l'utilisateur tente de quitter l'écran des détails de la tâche après y avoir apporté des modifications, mais avant de le mettre à jour, une boîte de dialogue s'affiche et lui demande s'il souhaite conserver ou annuler ces modifications.
Remarque :
Le statut de la tâche et les notes peuvent être modifiés ou mis à jour à volonté, mais une pièce jointe ne peut pas être supprimée d’une tâche une fois que cette dernière a été mise à jour.
Modifier le statut d’une tâche
Le statut d’une tâche ne peut être modifié qu’à partir de l’écran Task Details (Détails de la tâche). La modification du statut change la manière dont une tâche est affichée dans l’écran My Tasks (Mes tâches) et sur la carte de la mission. Le statut d’une tâche peut être modifié à volonté. Toutefois, il n’est pas possible d’accéder à nouveau à une tâche terminée et cette dernière n’est plus affichée. Cela signifie que lorsque vous affectez le statut Completed (Terminée) à une tâche et que vous touchez le bouton de mise à jour, l’utilisateur est renvoyé à l’écran My Tasks (Mes tâches) et la tâche terminée est supprimée de la liste et de la carte de la mission.
Pour modifier le statut d’une tâche, procédez comme suit :
- Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
- Touchez Edit Status (Mettre à jour le statut).
- Sélectionnez le statut auquel vous souhaitez passer.
- Touchez Update Task (Mettre à jour la tâche).
L’icône de statut de votre tâche est mise à jour sur les écrans de la tâche et sur la carte de la mission. Si un rapport est joint à une tâche, le statut Completed (Terminée) n’est pas disponible. (Voir Tâches avec rapports.)
Ajouter des notes à une tâche
Des notes peuvent être ajoutées à une tâche par le cessionnaire ; elles seront visibles par les analystes de mission une fois que la tâche a été mise à jour. Les notes sont limitées à 400 caractères et peuvent être utilisées de différentes manières, en fonction des besoins de la tâche.
Pour ajouter des notes à une tâche, procédez comme suit :
- Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
- Touchez le champ Notes (Notes).
- Saisissez le texte de votre choix.
- Touchez Update (Mettre à jour).
Les notes peuvent être mises à jour jusqu’à ce que la tâche soit placée au statut Completed (Terminée).
Joindre des photos à une tâche
Des photos peuvent être jointes à une tâche pour répondre à ses besoins ou fournir des informations supplémentaires sur une tâche. Elles peuvent être prises à l’aide de la caméra de l’appareil ou jointes à partir de sa bibliothèque. Les types de fichier pris en charge sont les suivants : JPG, JPEG et PNG.
Remarque :
Les photos peuvent être jointes et supprimées si nécessaire, jusqu’à ce que la tâche soit mise à jour. Une fois que la tâche a été mise à jour, une photo jointe ne peut pas être modifiée, remplacée ou supprimée.
Pour joindre une photo à une tâche, procédez comme suit :
- Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
- Touchez le bouton Add (Ajouter).
- Sélectionnez l’outil Camera (Caméra) ou Gallery (Bibliothèque).
- Capturez ou sélectionnez votre photo.
- Touchez Update (Mettre à jour).
Les photos jointes apparaissent dans l'écran des détails de la tâche.
Tâches avec rapports
Lors de la création d’une tâche, les analystes de mission ont la possibilité d’exiger qu’un rapport soit soumis pour terminer la tâche. Dans ce cas, la tâche ne diffère que très peu dans la mesure où elle contient les mêmes outils et options qu’une tâche normale. Toutefois, les utilisateurs Responder n’ont pas la possibilité de déplacer une tâche au statut Completed (Terminée) avant que le rapport n'ait été envoyé.
Pour envoyer un rapport dans le cadre d'une tâche, procédez comme suit :
- Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche).
- Touchez le bouton Edit (Mettre à jour) dans le champ Report Required (Rapport obligatoire).
- Remplissez le rapport. Vous devez notamment sélectionner un emplacement, renseigner les champs requis et inclure autant d'informations que possible dans les champs facultatifs.
- Touchez Submit Report (Soumettre le rapport).
- Vous pouvez également toucher Save Draft (Enregistrer le brouillon) à tout moment lorsque vous remplissez le rapport. Toutes les informations que vous avez saisies sont ainsi enregistrées et vous retournez à l'écran Task Details (Détails de la tâche) pour que vous puissiez terminer le rapport ultérieurement.
Une fois que le rapport a été envoyé, l'écran des détails de la tâche est ouvert pour permettre aux utilisateurs de continuer d'utiliser la tâche, de la mettre à jour ou de l'effectuer s'ils le peuvent.
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